Na tlocrtu sve može izgledati savršeno. Stol, osam stolica, ekran i dovoljno mjesta za prolaz. Tek kada ljudi počnu koristiti prostor, pokažu se detalji koje je lako previdjeti.

Stolice se teško izvlače. Netko stalno sjedi leđima prema ekranu. Žice i kabeli završavaju na stolu ili podu. Za stolom predviđenom za dvanaest ljudi najčešće sjedi četvero. Uređenje sobe za sastanke zato ne bi trebalo početi izborom namještaja. Prije toga vrijedi odgovoriti na nekoliko vrlo praktičnih pitanja.

Koliko ljudi zaista sjedi za stolom?

Broj mjesta često je jedna od prvih odluka pri planiranju sobe za sastanke. Pritom nije dovoljno pitati koliko ljudi u prostor može stati. Važnije je koliko ih se tamo najčešće sastaje.

Ako se većina sastanaka održava s četiri do šest sudionika, cijelu prostoriju nije nužno podrediti rijetkim većim okupljanjima. Prevelik stol zauzet će više prostora, a manji sastanci mogu djelovati nepotrebno formalno.

Važan je i oblik stola. Okrugli konferencijski stol, primjerice, može biti praktično rješenje za sastanke manjeg broja ljudi. Konferencijski stolovi Forum dostupni su upravo u takvim izvedbama, uz različite dimenzije za različite veličine sastanaka.

Cilj je odabrati stol koji odgovara stvarnom načinu korištenja sobe i broju ljudi koji se u njoj najčešće sastaje.

Što se na sastancima zapravo radi?

Šest ljudi za stolom ne znači uvijek istu stvar. Ponekad uglavnom razgovaraju. Drugi put svi rade na laptopima. Na nekim sastancima pregledavaju se dokumenti, a na drugima je većina pažnje usmjerena prema prezentaciji na ekranu.

Način rada utječe na potrebnu površinu stola, njegov oblik i raspored sjedenja. Ako sudionici koriste laptope i dokumente, svakome treba dovoljno radne površine.

Kod razgovora je važnija međusobna vidljivost. Ako je sastanak uglavnom prezentacijski, treba razmišljati i o odnosu stola prema ekranu. Zato pri odabiru konferencijskog stola treba uzeti u obzir što će se za njim najčešće raditi.

Treba li se postava ponekad promijeniti?

Ne mora svaka soba za sastanke imati jednu trajnu postavu. Isti prostor ponekad se koristi za klasičan sastanak, prezentaciju ili radionicu. U takvim prostorima praktični mogu biti Flip-Top stolovi. Stolna ploča može se preklopiti, a stol jednostavnije pomaknuti i spremiti. Prostor se tako može brzo prilagoditi kada uobičajena konferencijska postava nije potrebna.

Gdje su ekran, kamera i priključci?

Ekran, kamera i priključci također bi trebali biti dio planiranja, a ne dodatak nakon što je konferencijski namještaj već odabran.

Vrijedi provjeriti mogu li svi sudionici normalno vidjeti ekran i jedni druge, bez stalnog okretanja. Kod hibridnih sastanaka treba uzeti u obzir i položaj kamere. Jednako je važno predvidjeti kako će laptopi i druga oprema doći do napajanja. T-Easy konferencijski stolovi, primjerice, imaju otvore u ploči za provođenje kabela, dok konstrukcija s T-nogama ostavlja više slobodnog prostora ispod stola.

To su detalji koji možda nisu prvi kriterij pri odabiru, ali postaju vrlo vidljivi kada se soba počne svakodnevno koristiti.

Može li se normalno sjesti, ustati i proći?

Na tlocrtu su konferencijske stolice najčešće uredno uvučene. U stvarnosti ih ljudi izvuku, ustaju tijekom sastanka i prolaze iza drugih sudionika.
Zato treba provjeriti prostor sa stolicama u stvarnom položaju korištenja, posebno uz zidove, vrata i elemente za pohranu.

Nekoliko dodatnih centimetara na pravom mjestu često vrijedi više od još jednog mjesta za stolom.

Koliko dugo traje sastanak?

Nije svejedno traje li sastanak petnaest minuta ili dva sata. Što sastanci dulje traju, to je važnije odabrati konferencijske stolice u kojima se može udobno sjediti.

Zato ni stolice ne treba birati samo prema tome koliko ih može stati oko stola.

A kakav karakter soba treba imati?

Onakav kakav vam se sviđa!

Kada su riješeni kapacitet, tehnologija, kretanje kroz prostor i udobnost, ostaje pitanje izgleda. Tu ne postoji jedno univerzalno rješenje. Jedna soba može biti jednostavna, lagana i nenametljiva, a druga imati ozbiljniji i reprezentativniji karakter. Air konferencijski stolovi i Plana konferencijski stolovi dobar su primjer koliko različito može izgledati ista kategorija namještaja. Nijedan pristup nije sam po sebi bolji.

Prostor u kojem se uglavnom održavaju interni sastanci može izgledati sasvim drugačije od sobe u kojoj se često primaju klijenti. Ali ni tada ne treba svaku estetsku odluku pretvarati u složenu poslovnu strategiju.

Ponekad ćete konferencijski stol, stolicu ili završnu obradu odabrati jednostavno zato što vam se sviđa i dobro izgleda u prostoru. I to je potpuno legitiman kriterij.

Dobra soba za sastanke počinje dobrim pitanjima

Dobra soba za sastanke ne počinje izborom stola, nego razumijevanjem načina na koji će se prostor koristiti. Tek nakon toga dolaze dimenzije, modeli, materijali i završne obrade.

U Sideas-u pri opremanju konferencijskih prostora promatramo upravo tu cjelinu. Cilj je odabrati rješenja koja će dobro funkcionirati kada prostor ljudi počnu stvarno koristiti.