Preseljenje tvrtke u novi prostor: Kada krenuti s planiranjem?

Preseljenje u novi ured rijetko dolazi u idealnim uvjetima. Dobar prostor se često pronađe iznenada, rokovi su kratki, a mogućnosti prilagodbe ograničene. Iz iskustva znamo da isto vrijedi za tvrtke i prostore svih veličina. Broj kamiona za prijevoz namještaja možda nije isti, ali potrebni koraci za uspješno preseljenje jesu.

U praksi gotovo nikad nema savršene situacije za preseljenje i uređenje ureda. Možemo se samo nadati da će uvjeti biti optimalni. Naravno, nešto smo bliže toj “optimalnoj” situaciji kada se radi o vlastitom prostoru koji smo sami osmislili i izgradili, ali ni tu se ne možemo u potpunosti opustiti.

Iznenađenja nikad ne izostaju! I upravo zato pravovremeno planiranje ureda postaje ključna razlika između prostora koji dobro funkcionira i onog koji stalno traži prilagodbe..

Realnost preseljenja – kompromisi su pravilo, ne iznimka

Uređenje poslovnih prostora nas često suočava sa scenarijima poput:

prostor je već izgrađen i ne može se značajno mijenjati,
izmjene nisu moguće dok prostor nije u posjedu,
kod novogradnje, odluke se moraju donositi brzo kako bi se “uhvatio” prostor ili
rokovi useljenja su kraći nego što bi bilo idealno.

U takvim i sličnim uvjetima, planiranje uredskog namještaja i rasporeda dolazi u trenutku kada su opcije već sužene.

Kada onda zapravo krenuti?

Objektivno, okolnosti skoro nikad nisu idealne i na njih se rijetko može utjecati. Ali postoji jedna stvar na koju se uvijek može utjecati, a to je definiranje vlastitih potreba prije nego što nađete prostor. Odnosno, idealno prije nego što ga uopće počnete i tražiti.

To znači razmišljati unaprijed, između ostalog, o načinu rada tima, potrebnim zonama (sastanci, tip prostora, kantina, recepcija), potrebnoj razini privatnosti, planiranom rastu tima i potrebama za parkiranje. O problemima u postojećem uredu koje svakako želite izbjeći u novom prostoru. Čak i o željenoj estetici i bojama.

Ako je moguće, preporučujemo uključiti i zaposlenike – može to biti kroz kratke ankete s ciljanim pitanjima ili razgovore. Koji god način odaberete i okolnosti dopuštaju, već i manji uzorak može pomoći provjeriti pretpostavke i izbjeći odluke koje kasnije stvaraju probleme u svakodnevnom radu. Na taj način možete potvrditi smjer ili otkriti stvari koje na prvi pogled nisu bile očite.

Takav pristup u pravilu rezultira prostorom koji bolje odgovara stvarnim navikama i očekivanjima ljudi koji ga koriste, uz manje potrebe za naknadnim prilagodbama. Planiranje potreba ne ovisi o konkretnom prostoru, ali definira konkretne potrebe i kasnije uvelike određuje kvalitetu ureda.

Zašto je pravovremeno planiranje toliko važno?

Kada postoji jasan plan potreba:

lakše je procijeniti odgovara li uopće potencijalni prostor tvrtki,
brže se donose odluke kada se pojavi dobra prilika,
uredski namještaj i raspored definiraju se s manje improvizacije i
više je šanse za izbjegavanje skupih i stresnih naknadnih izmjena.

Drugim riječima, uz planiranje, čak i kada uvjeti nisu idealni uvjereni smo da rezultat može biti jako kvalitetan.

Što se događa bez tog koraka?

Naravno, bez tog koraka svijet neće stati, ali rezultati će vjerojatno biti lošiji i s njima ćete biti manje zadovoljni. Bez unaprijed definiranih potreba, često u odabrani prostor pokušavamo “ugurati” sve što trebamo. Posljedično se na kraju bira uredski namještaj koji “koliko-toliko” odgovara, koji je odmah dostupan, a ne onaj koji bismo s manje vremenskog pritiska izabrali.

Svakako je moguće da i bez pomnog planiranja stvorite odličan ured, ali iskustvo nam govori da je vjerojatniji rezultat mnoštvo kompromisa koji ostaju godinama. Loš raspored radnih mjesta, nedostatak privatnosti, nepraktične zone koje se ne koriste, stalne male ili velike korekcije koje zahtijevaju vrijeme i novac.

Plan koji se lako pretvara u prostor

Između ostalog, zagovaramo definiranje vlastitih potreba prije nego što pronađete novi prostor i zato što nipošto nije suvišno ili kolokvijalno rečeno “korak ekstra”. O svemu što zaključite unaprijed svakako biste trebali razmišljati pri uređenju, samo s većim pritiskom i manje raspoloživog vremena. Plan potreba besprijekorno se pretvara u konkretno uređenje poslovnog prostora.

Jednom kada su definirani način rada i prioriteti, raspored prostora postaje logičan, odabir uredskog namještaja postaje jednostavniji i cijeli proces opremanja ide brže i s manje stresa. Na ovaj način smanjujemo broj potencijalnih problema, jer smo mnoge već unaprijed riješili. I što je najvažnije – stvoreni prostor i odabrani uredski namještaj bolje odgovaraju potrebama ljudi koji ga koriste.

Zaključak: ne čekati idealne uvjete

Idealni uvjeti za preseljenje gotovo nikada ne postoje, ali moguće je jasno definirati potrebe. Zato planiranje uređenja ureda ne počinje u trenutku kada pronađemo prostor, nego u trenutku kad shvatimo da će nam novi ured biti potreban. Tada počinjemo s analizom i definranjem potreba tvrtke i njenih zaposlenika.

Sve ostalo se nadograđuje.

Jedna on važnijih lekcija koju smo u SIDEAS-u naučili nakon mnogobrojnih projekata uređenja poslovnih prostora je da je preseljenje dragocjena prilika da se prostor postavi kako treba. Ako se ta prilika propusti, kompromisi postaju dio svakodnevice.

Zato je pravo vrijeme za razmišljanje o uređenju ureda upravo onda kada se donosi odluka da je preseljenje neophodno.

Preseljenje tvrtke u novi prostor: Kada krenuti s planiranjem?